hh2 Document Flow

Le seul flux de travail dont vous aurez besoin pour les factures et les cartes de crédit. hh2 Flux de documents

Le seul flux de travail dont vous aurez besoin pour les factures et les cartes de crédit. hh2 Flux de documents.

Prenez le contrôle de vos factures, de vos dépenses par carte de crédit, de vos remboursements et de votre flux d’achats avec hh2 Document Flow. Avec des outils qui vous permettent de capturer et de coder des factures et des transactions par carte de crédit, des processus de remboursement intuitifs et une multitude d'options d'approbation, le routage et l'approbation des AP ne se sont jamais déroulés aussi facilement. Le tout combiné à une intégration comptable experte.

Codage et approbation intuitifs des factures

Les applications pour smartphones et tablettes, associées à un site Web complet, rendent le processus extrêmement mobile.

Importez vos factures par courrier électronique, sur votre réseau ou directement sur votre appareil mobile.

Codez la facture sur un travail, un engagement, un article d’engagement, un code de coût, une catégorie, un compte de charges, un compte AP ou un groupe de taxes.

Répartissez les coûts entre plusieurs tâches ou pratiques de codage.

Comment ça marche:

Transférez vos factures dans hh2 Document Flow de manière intuitive, sans interrompre vos activités commerciales quotidiennes. La capture de courrier électronique prendra les fichiers PDF des comptes de messagerie surveillés et les importera directement dans notre système. La capture réseau vous permet de configurer un dossier sur votre réseau pour y importer tous les documents qui leur sont soumis. La capture mobile prend les documents numérisés à l'aide d'applications mobiles natives et les transmet à l'application hh2 Document Flow.

Les factures introduites dans le système peuvent facilement se voir attribuer un chemin d'approbation. Les chemins d'approbation peuvent être basés sur un travail, un groupe, soumis manuellement ou vous pouvez créer des chemins d'approbation personnalisés pour répondre à vos besoins d'approbation.

Une fois la facture approuvée, elle est automatiquement synchronisée dans votre système de comptabilité.

Codage des transactions par carte de crédit et remboursement

Vos employés peuvent capturer des photos de leurs reçus et les coder sur leur smartphone ou leur tablette au moment de l’achat. La plupart des reçus seront automatiquement associés aux factures de carte de crédit lors de leur importation dans Document Flow. Si votre facture n’est pas liée à la facture associée, profitez de nos outils faciles à utiliser pour relier manuellement vos documents. Évitez les tracas des transactions par carte de crédit et des remboursements avec les fonctionnalités de codage et de suivi élégantes que Document Flow apporte à vos processus comptables.

Approbation et routage révolutionnaires des reçus et remboursements de cartes de crédit

Capturez des photos du reçu au moment de l'achat, évitant ainsi de conserver le reçu.

Codez facilement le reçu sur un travail, un code de coût, une catégorie, un engagement, un engagement ou un compte.

Répartissez les coûts entre plusieurs tâches ou pratiques de codage.

Les remboursements sont codés de la même façon que les reçus et peuvent suivre les mêmes chemins d'approbation ou peuvent être configurés selon leur propre chemin d'approbation.

Comment ça marche:

Vos employés pourront prendre des photos de leurs reçus au moment de l’achat. Ils peuvent les coder en emplois, codes de coûts, engagements, postes d’engagement, catégories ou comptes. Ils pourront également placer un commentaire pour le reçu si nécessaire.

Votre comptable faisant partie du personnel importe les dépenses de carte de crédit dans le flux de documents. Chaque dépense crée une facture qui est automatiquement acheminée vers le titulaire de la carte de crédit. Les factures se connecteront automatiquement au reçu si la date et les dépenses se rapprochent. Certains reçus peuvent ne pas être liés du fait que la date ou le montant saisi pour le reçu est incorrect. L'utilisateur peut facilement associer ces récépissés aux factures en un processus simple.

Une fois que chaque facture et chaque reçu sont liés et codés correctement, l’utilisateur de la carte de crédit approuve la facture et celle-ci est redirigée, par défaut, vers le comptable recruté pour approbation. Vous pouvez donner à vos utilisateurs la possibilité d’acheminer manuellement la facture à une autre personne, telle qu’un chef de projet. La facture est ensuite réintégrée dans le système comptable une fois que le comptable a donné son accord final.