Tata Cara Rapat Yang Benar

Bonne réunion ou procédure de séminaire

Tata Cara Rapat Yang Baik

Penyelenggaraan rapat yang efektif sangat dibutuhkan untuk mendukung kelancaran kegiatan perusahaan atau organisasi. Rapat adalah kesempatan untuk melakukan koordinasi kerja, berbagi informasi, meningkatkan kerja sama dalam tim, dan mencapai tujuan secara efisien. Rapat yang efektif membutuhkan persiapan yang baik, kepemimpinan, dan pendelegasian tugas. Selama rapat berlangsung, berusahalah meningkatkan motivasi para peserta dan melibatkan seluruh anggota tim.

Bagian 1

Menyelenggarakan Rapat

1.Persiapkan rapat sebaik mungkin. Pertama-tama, susunlah agenda rapat berisi jadwal dan topik yang akan dibahas dan tentukan hal-hal penting yang perlu ditegaskan kembali sebelum rapat berakhir.

Datanglah ke ruang rapat tepat waktu sebab tempat Anda bekerja akan memengaruhi persepsi orang lain tentang Anda. Menunggu di ruang rapat 15 menit lebih awal membuat orang lain menganggap Anda kurang produktif atau ingin meninggalkan pekerjaan yang lain dengan alasan akan mengikuti rapat.[1]

Siapkan fotokopi agenda. Walaupun Anda bisa membuat agenda digital, siapkan juga fotokopi agenda agar lebih mudah digunakan.

2.Pimpinlah rapat. Saat memimpin rapat, pastikan Anda membahas semua topik dalam agenda dan mendengarkan pendapat semua peserta dengan melakukan beberapa cara berikut:[2]

Edarkan daftar hadir. Rapat merupakan sarana penyebaran informasi dalam tim dan menjadi kesempatan berdiskusi agar setiap orang mengetahui tanggung jawab masing-masing sehingga mereka mampu memberikan performa kerja yang diharapkan. Dengan mengedarkan daftar hadir, Anda tahu siapa saja yang belum datang sehingga mereka bisa dihubungi dan mengikuti rapat. Cara ini juga menunjukkan bahwa informasi yang akan Anda sampaikan dalam rapat merupakan hal yang penting.

Gunakan agenda sebagai panduan agar setiap peserta rapat lebih mudah memfokuskan perhatian dan mengetahui apa yang harus mereka lakukan. Peserta rapat boleh datang secara bergiliran. Jadi, menyiapkan agenda sebelum rapat membuat Anda lebih fokus saat memimpin rapat.

3.Susunlah rencana kerja. Rencana kerja adalah ringkasan akhir yang mengonfirmasikan pekerjaan yang harus dilakukan setelah rapat dan merupakan rencana berkesinambungan yang berdampak terhadap semua peserta rapat. Buatlah rencana kerja sesuai petunjuk berikut:

Tunjuklah seseorang sebagai personel yang bertanggung jawab atas target tertentu. Orang yang ditunjuk tidak harus mencapai target secara personal sebab ia akan menjadi manajer proyek yang bertugas menghubungkan anggota tim yang perlu dilibatkan dan menyiapkan sumber daya yang dibutuhkan.

Mintalah laporan progres secara formal dan informal agar personel yang ditunjuk melaporkan hasil kerja yang sudah tercapai dalam rentang waktu tertentu.