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1985年3月1日，各地华人年会首长交谈分享中，一致赞同举办一次以华语为主的宣教大会，收集各地区堂会领袖意见，作为将来发展目标

1980 ;谊分享中，深感有彼此代祷，加强连系的需要。随后，新加坡，中华民国本会教牧同工，组团到邻区访问。香港宣教学习团亦访问星，马，泰，印尼等处，对各地区本宗教会的联络，日见密切，而各地照本身情况所推行宣教事工，亦得了解。出席香港，马来西亚，新加坡宣教百週年的各区年会首长，咸认若能彼此配搭，共同合作，对圣工的推行，不但省力省时，且有更大的发展。因有透过会议，邀请各地区堂会领袖参加讨论，达成共识的构想。就在1985年3月1日，新加坡卫理公会举办亚洲卫理公会领袖咨询会时，各地华人年会首长交谈分享中，一致赞同举办一次以华语为主的宣教大会，收集各地区堂会领袖意见，作为将来发展目标。逐于是年11月4日，在新加坡举行第一次筹备会议，有方中南会督，王聪光会长,梁林开会长，张保罗会长，林忠诲会长前来参加。决定组织主席团，由已设立华语年议会首长担任成员，并推方中南会督任召集人，筹划组织规执行委员会，区域委员会，主持及推动各地事工，拟定1987年7月下旬，在台北市举行第一届宣教大会，及大会目标等，交召集人主持推动。方会督趁经港之便，由沈冠尧牧师记录分寄各地首长征求意见及举行第二次筹备会日期。

1986年各主席团成员，趁参加奈罗比普世循道卫理宗大会回程之便，在香港举行了第二次筹备之议。改组主席团为筹备职员会，由方中南会督任主席，篑建华会督任副主席，王聪光会长任书记，梁林开会长任司库，林忠诲会长查帐，张保罗牧师任公关，沈冠尧牧师任总干事。决定大会名称，日期，地点，主题，节目，讲员，经费，代表，组织及推动日程等。是年12月20日按会议决定发出通函及第一次通告，报名表，日程表等资料，由各地区年议会办事处转发各地区堂会，邀请教牧同工及教友领袖报名参加。

在开始报名之时，中华民国卫理公会执行委员会筹组区域委员会成立。由篑建华会督仸席，梅翰生校长任书记，张保罗牧师，伍秉衡牧师，简鸿基先生任委员。接洽会议场所及取得当地政府协助。同时透过堂会主任，征求义工参加筹备工作。

1987年3月12日筹备委员在台北市三普饭店预定会场举行第三次会议，籍以了解会场实际情况，并接受区域委员会所提建议，增设部分节目，时间，场地，使聚会时更合理想，并于17日通函各地区附发修正通告，6月11日方会督再次前来台北，与副主席，总干事照进行情况，商讨因应办法，并邀请本会北区宣教同工座谈，并加慰勉。6月17日副主席篑会督，公关张牧师，总干事沈牧师参加内政部主持各有关机关协调会议，得到尽速审查代表入境申请的应许。区域委员会特7月2日发欢迎函及大会简报与报名参加同道，同时加紧组织义工，分组分担各项工作。由篑建华会督，伍秉衡副干事，张保罗牧师，梅翰生校长，曾纪鸿牧师，李家忠牧师，黄华光先生，王黄婉云女士，仲崇英女士，杨桂满女士，苏嘉龄女士，篑师母，祁文章牧师同力合作下，每週举行联席会议，带领百馀位义工，废寝忘餐，辛劳不辍，使在会前得以完成作业，7月27日第四次筹备会议时作出交待，而筹备工作，亦告竟工。

第一次宣教大会职员表：

主席：方中南会督（马来西亚卫理公会）

副主席：篑建华会督（中华民国卫理公会）

书记：王聪光会长（新加坡卫理公会华人年议会）

司库：梁林开会长（香港循道衞理联合教会）

查帐：林忠诲会长（马来西亚卫理公会砂拉越华人年议会）

公关：张保罗牧师（中华民国卫理公会）

总干事：沈冠尧牧师（香港循道卫理联合教会）